Mesmo com avanço de sistemas digitais, 86% das prefeituras brasileiras ainda utilizam papel em parte relevante de seus processos, aponta estudo realizado pela Softplan
A permanência do papel na administração municipal ajuda a explicar por que processos seguem lentos, áreas não se comunicam e o atendimento ao cidadão ainda apresenta falhas estruturais — mesmo cinco anos após a criação da Lei do Governo Digital. Apesar da adoção de portais, processos eletrônicos e canais digitais, a falta de integração entre sistemas e a resistência à mudança seguem limitando os ganhos de eficiência e qualidade nos serviços públicos. Os dados são do Panorama da Gestão Pública Municipal, estudo da Softplan, realizado por meio da 1Doc, com 1.290 servidores de 334 municípios em 22 estados. A pesquisa aponta o nível de maturidade digital das administrações municipais e mostra como práticas analógicas ainda comprometem a eficiência do serviço público.
Segundo o levantamento, a digitalização avançou primeiro nas áreas estruturais da gestão pública. 60% das prefeituras já digitalizaram a gestão de documentos e processos, 52% aplicam nas licitações e compras públicas e 49% oferecem atendimento ao cidadão em canais digitais. Serviços como assinatura eletrônica de contratos (51%) e solicitação de serviços (60%) também aparecem entre os mais digitalizados. Esses números refletem o impacto direto de marcos legais recentes, como a regulamentação da digitalização de documentos com validade jurídica, além da Lei do Governo Digital, que incentivaram a substituição do papel e a interoperabilidade entre sistemas. Para o CEO da Softplan, Márcio Santana, os dados indicam uma mudança estrutural em curso. “A digitalização deixou de ser um projeto isolado de tecnologia e passou a ser um componente estratégico da gestão pública. O que vemos é que, onde os processos são digitais, a administração se torna mais previsível, mais transparente e mais eficiente”, afirma.
Menos digitalização, mais problemas no dia a dia O estudo mostra uma relação direta entre nível de digitalização e eficiência administrativa. Prefeituras com maior maturidade digital relatam, em média, 2,32 desafios operacionais em seu dia a dia, enquanto municípios com digitalização intermediária enfrentam 3,29 desafios, considerando a quantidade de problemas apontados em lista de múltipla escolha.
Entre os principais entraves apontados pelos servidores estão:
Embora dados indiquem correlação, e não causalidade direta, o padrão é consistente: municípios mais digitalizados enfrentam menos problemas de integração e lentidão administrativa. “A tecnologia por si só não resolve tudo, mas ela cria as condições para que a gestão funcione melhor. Quando os dados fluem e os processos são integrados, os gargalos ficam visíveis — e isso é essencial para tomar decisões melhores”, analisa Santana.
Domínio do papel O uso do papel permanece como um dos principais símbolos da lentidão administrativa. Apenas 14% das prefeituras afirmam operar de forma praticamente 100% digital e 49% ainda utilizam papel em poucos setores. E uso intenso em muitos setores está em 37% dos governos municipais. Os impactos são mensuráveis. Prefeituras com uso excessivo de papel enfrentam 22,4 pontos percentuais a mais de problemas com processos morosos, 58% de dificuldades na gestão documental e 52% de problemas de integração entre áreas.
A dependência do papel é mais acentuada na região Norte, onde apenas 6% dos municípios afirmam não ter uso excessivo de documentos físicos.
Mais digitalização, mais recursos para políticas públicas Outro achado relevante diz respeito ao orçamento. Prefeituras mais digitalizadas tendem a investir menos em tecnologia administrativa e a direcionar mais recursos para áreas finalísticas. O estudo mostra que, nesses municípios, há aumento proporcional de investimentos em educação, obras e infraestrutura e saúde.
Atendimento ao cidadão O atendimento ao cidadão aparece como uma das maiores prioridades da gestão municipal para 2026, mas também como uma das áreas mais difíceis de digitalizar. A satisfação média percebida pelos servidores é de 3,72 em uma escala de 1 a 5. O atendimento presencial ainda predomina (73%), seguido por portais digitais (60%), telefone (56%) e WhatsApp (50%). O desafio, segundo os respondentes, não está na falta de canais, mas na integração entre eles, o que impacta agilidade, padronização e experiência do cidadão.
Inteligência artificial começa a ganhar espaço Apesar do debate crescente sobre IA no setor público, apenas 26% das prefeituras já utilizam soluções baseadas em inteligência artificial. Outras 34% pretendem implementar em breve, enquanto 44% ainda não têm planos definidos. Entre os municípios que já utilizam IA, as aplicações mais comuns são na gestão documental e análise de processos (26%), no atendimento ao cidadão (23%) e na comunicação institucional (21%).
Transição O panorama traçado pela pesquisa é claro: a gestão pública municipal brasileira está em transição. A digitalização avança, a inteligência artificial começa a sair do discurso e o foco no cidadão se intensifica. Ao mesmo tempo, práticas analógicas, como o uso excessivo de papel e a fragmentação administrativa, ainda impõem limites à eficiência do Estado.
“O futuro da gestão pública não será definido apenas por novas tecnologias, mas pela capacidade de transformar processos, integrar pessoas e abandonar modelos que já não respondem às necessidades da sociedade”, conclui Santana.
O estudo completo está disponível no site da Softplan (link)
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