Do papel ao digital: Olímpia é o 1º município paulista a realizar descarte documental histórico pelo SEI

Município adota modelo inovador de gestão documental e reforça política de digitalização

O Arquivo Público Municipal de Olímpia “Dr. Antônio Augusto Reis Neves” deu um passo histórico rumo à modernização da gestão documental com um importante descarte legal de documentos.

A ação marca um avanço inédito no Estado de São Paulo, transformando o município no 1° a eliminar documentos com base na Tabela de Temporalidade do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Este modelo, já adotado pelo Arquivo Nacional, permite tramitação digital e, consequentemente, economia de recursos, segurança, transparência e atualização em tempo real.

O descarte segue rigorosamente a legislação estadual ao promover a eliminação correta de documentos, liberando espaço físico no Arquivo e fortalecendo a política de digitalização no município. A meta é tornar Olímpia, progressivamente, um exemplo de cidade ecológica e historicamente responsável.

Na ocasião, cerca de 183,08 metros lineares de documentos foram eliminados, o que equivale a aproximadamente ao tamanho de um prédio de 61 andares. A retirada do material foi feita pela Dion Ambiental, de Ribeirão Preto, empresa especializada em resíduos industriais e economia circular, que dará a destinação correta aos documentos.

Segundo a administração municipal, o procedimento representa um avanço estratégico para reduzir drasticamente o uso de papel e adotar um modelo mais moderno, sustentável e responsável, premissa da atual gestão do prefeito Geninho Zuliani, sob o guarda-chuva da Secretaria de Gestão e Cidade Inteligente.

Conforme explica a diretora do Arquivo Público Municipal, Aracele Aparecida Rosa, o objetivo final é modernizar a gestão pública e reduzir de forma significativa o uso de papel na Prefeitura, seguindo critérios de sustentabilidade e responsabilidade com as informações documentadas. “Nosso arquivo é vivo, é história, é cidadania. Cuidar do Arquivo Público é cuidar da memória de Olímpia”, ela destaca.

Durante o procedimento eliminatório, os documentos permanentes e históricos foram preservados. Por volta de 2% da massa documental prevista para eliminação foi selecionada para integrar o acervo histórico, garantindo a proteção da memória municipal.

Olímpia valoriza a preservação do arquivo público

Embora a eliminação da massa documental tenha sido concluída em dezembro, todo processo para o descarte legal começou em março de 2025, conduzida pelo arquivista Rodrigo Sol Moraes Cavalcanti, responsável pela gestão documental, e por Mariana Souza Guimarães, arquivista responsável pelo acervo histórico.

Vale pontuar que todo o material foi destruído com acompanhamento dos arquivistas responsáveis, garantindo descarte ecológico e seguro.

A presença de dois profissionais especializados torna Olímpia um caso raro entre os municípios brasileiros, destacando o compromisso da cidade com a preservação documental. Somente em 2025, o Arquivo Público recebeu cerca de 243 metros lineares de documentos, o que justifica a importância da valorização do Arquivo Público Municipal e também da gestão documental responsável e sustentável.

Prefeitura avança em gestão digital e ecológica

A Diretora Aracele Aparecida esclarece que todo o processo de guarda e eliminação exige cautela, pois envolve diferentes tipos de arquivos: correntes, intermediários (destinados à eliminação conforme a tabela legal) e permanentes, que formam o acervo histórico da cidade.

“Todos os documentos são avaliados conforme a legislação vigente e apenas os que cumpriram todo o prazo legal de guarda são eliminados”, explica Aracele. Para a extinção dos arquivos, a comissão de avaliação documental segue as normas da Lei de Acesso à Informação (LAI) e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

De acordo com a Tabela de Temporalidade do SEI, os prontuários de servidores com dados pessoais, por exemplo, só podem ser descartados após 60 anos de aposentadoria ou desligamento. Processos licitatórios, por sua vez, são eliminados somente após 12 anos contados da aprovação das contas. Documentos sigilosos também têm regras específicas e passam por avaliação criteriosa.

Ainda que a ação de descarte legal sinalize uma redução significativa, a transição completa para a eliminação do uso de papel ainda deve levar alguns anos. Mesmo assim, o processo de eliminação de documentos físicos já posiciona Olímpia como um município pioneiro em gestão tecnológica.

Com a eliminação documental orientada pela temporalidade do SEI, Olímpia se firma como referência em gestão pública moderna, ecológica e historicamente consciente, avançando na meta de se tornar um modelo de eficiência administrativa.